Für uns war von Anfang an klar, dass wir eine „digitale Zentrale“ benötigen. Selbst das Wort Home Office ergibt in unserem Kontext kaum Sinn. Tatsächlich ist der Deal sehr einfach: wir arbeiten alle wann, wo, wie und woran wir es am sinnvollsten finden, allerdings mit strenger Orientierung an unserer Verfassung.
Wir wollten uns Zeit nehmen bei dem Auffinden unseres idealen Tools und sind mit Basecamp eingestiegen – hauptsächlich, weil ich damit aus einem anderen Projekt vertraut war (dachte ich wenigstens, denn Basecamp 3 ist doch ganz schön anders) und weil wir momentan nur 5 Teammitglieder sind und die Nutzung somit noch kostenfrei ist. Ich erzähle Euch gleich von den Funktionen von Basecamp, was uns daran gefällt und weshalb wir dann doch zu Podio gewechselt sind. Doch in unserem Fall wurde sehr schnell klar, dass die größeren Hürden der Digitalität gar nicht abhängig sind von dem Tool, das wir nutzen, sondern von unserer „digitalen Disziplin“.
Digitales Umdenken Erstaunlicherweise wird die Zeit, die auf der Plattform verbracht wird, als Zeitverschwendung interpretiert, als Zeit, die vom Arbeiten abhält. Wir haben uns absolut daran gewöhnt, dass wir einen großen Teil unserer Zeit in Gesprächen mit Kolleg:innen und Sitzungen verbringen. Wir haben uns auch daran gewöhnt, dass wir in Runden sitzen, zu denen wir eigentlich nichts beizutragen haben. Wir haben uns auch daran gewöhnt, freundlich auf all das Geplänkel zu reagieren, von dem wir eigentlich gar nichts lernen. Aus der Basex-Studie wissen wir, dass 28% unseres Büroalltags aus Unterbrechungen besteht. Der amerikanische Psychiater Edward Hallowell diagnostiziert sogar dem modernen Arbeiter einen "Aufmerksamkeitsdefizits - Charakterzug". Nun fällt beim Arbeiten in Freiheit ein sehr großer Teil dessen weg und doch empfinden wir die 10 Minuten, die es uns kostet, online zu sehen, was seit unserem letzten Besuch passiert ist, als Zeitverschwendung. Es gäbe keinerlei Widerstand bei einem täglichen Meeting am Anfang des Tages im Büro, aber täglich auf die Plattform zu gehen erscheint wirklich eine übertriebene Forderung. Was heißt das? Wir müssen lernen, wesentlich respektvoller mit der Zeit anderer Menschen umzugehen. Es gibt zwar Tassen mit der Beschriftung „This meeting could have been an Email“, doch sobald jemand sich wünscht, dass „alle da sind“, scheint das die Möglichkeit eines kleinen Eintrages im Online-Tool zu trumpfen. Ich möchte nicht 10 Minuten am Tag online lesen, deshalb sollen 5 Personen für eine halbe Stunde zusammenkommen? Meine 10 Minuten Widerwillen sollen uns 2,5 Stunden kosten? Was könnten wir nicht alles Schönes in dieser Zeit tun?
Ein Meeting sollte immer eine Entscheidung aus einer Notwendigkeit heraus sein. Und es ist wirklich eine Frage des Respekts für die Lebenszeit meiner Kolleg:innen, dass ich mir kurz Gedanken darüber mache, wen ich wirklich brauche.
Es gibt ein Minimum, das ich von den anderen wissen muss, damit ich verbunden bleiben kann, sie mitdenken und ggfs. aktiv beraten kann, wenn mich etwas betrifft: ich muss grob wissen, woran sie arbeiten (to-do oder Aufgabenlisten aller einsehbar), wann sie sich mit wem treffen und ob sie überhaupt gerade arbeiten wollen (gemeinsamer Kalender) und ich brauche einen digitalen Ort, um um Beratung zu bitten und andere zu beraten (beispielsweise ein Chat).
Zusammengefasst: Digitale Disziplin ist der Preis der Freiheit!
Nun also wie versprochen ein kleiner Überblick über Basecamp, das Tool, mit dem wir eingestiegen sind und das wir aufgrund seiner intuitiven Oberfläche auch empfehlen können: Es gibt sechs Bereiche auf der Startseite. Die ersten beiden waren für uns die wichtigsten:
⦁ das Message Board war das Zuhause unserer Interaktion („Könnt ihr mich mal beraten bitten“ oder „ich denke, das interessiert Euch vielleicht“). Hilfreich hier ist tatsächlich die Abgrenzung zum Campfire / zum Lagerfeuer. Hier kommt alles rein, was eher privat, witzig, vielleicht interessant ist. Alleine schon die Frage, Message Board oder Campfire macht deutlich, ob ich eine Reaktion brauche und hilft unseren Kolleg:innen bei der Einordnung.
⦁ Die To-dos halfen uns, mitzukriegen, was die anderen so auf ihrem Tisch haben bzw. abgearbeitet haben. Dieser Bereich hat mehrere Vorteile: ich kann einen Beitrag leisten, wenn ich denke, ich könnte helfen; ich kann mit jemandem feiern, wenn sie etwas Tolles oder Anstrengendes abgeschlossen hat; und ich kann selber To-dos auf die Listen der anderen schreiben, wenn ich eine Zuarbeit brauche. Wenn sie es nicht tun wollen, können sie das to-do einfach auf meine Liste schieben.
⦁ Über Terminkalender und Dateienspeicher (klein, im Free Modus braucht man parallel eine Cloud) gibt es nicht viel zu sagen. Wir haben es nicht geschafft, den Kalender mit anderen Formaten zu verknüpfen, haben es aber auch nicht wirklich versucht.
⦁ Interessant sind vielleicht noch die „Automatic Check-ins“. Hier kann man Fragen einfügen, die immer wieder relevant werden. Wir haben es beispielsweise so eingestellt, dass wir einmal in der Woche gefragt werden, wie es uns denn mit unserer Arbeitsweise im Moment geht und welche spannenden Dinge in der Oberlausitz wir während der Woche entdeckt haben.
⦁ Unter Ping gibt es dann noch die Möglichkeit zu privaten Chats und natürlich gibt es eine Timeline, auf der wir chronologisch sehen können, was seit meiner letzten Anmeldung passiert ist.
Und warum sind wir nun zu Podio gewechselt? Basecamp gibt eine klare Struktur vor, bei Podio kann man sich eine Plattform selber bauen, die genau auf den eigenen Bedarf und die eigene Arbeitsweise abgestimmt werden kann. Das hat uns überzeugt. Für alle aber, die nicht selber bauen wollen, geben wir Basecamp eine klare Empfehlung.