• Anne

Podio - unser digitales Büro

Aktualisiert: vor 2 Tagen

Wir arbeiten zeit- und ortsunabhängig. Somit brauchen wir eine Software, die möglichst alles vereint, was im (digitalen) Büro auch stattfindet: Kommunikation in der Gruppe oder zwischen Einzelnen. Eine Übersicht, wer wann und an was arbeitet. Meetings. Zentrale Datenbanken und Dateien, auf die jeder Zugriff hat oder die von mehreren gleichzeitig bearbeitet werden können. Einen Kalender, To Do Listen, automatisierte Workflows und Neuigkeiten (ähnlich wie bei Facebook). Das dann auch noch schön übersichtlich und leicht zu bedienen.


Podio vereint, was wir vorher auf unterschiedlichen Plattformen genutzt haben. Mit Podio können wir alles an einem Platz nutzen - und das bisher kostenlos.


Nach dem Motto “Work the way you want” will Podio seinen Nutzern die Arbeit erleichtern, die Produktivität erhöhen – und dabei den Nutzern die Kontrolle über ihre Arbeitsabläufe zurückgeben. Durch die vielen Möglichkeiten der individuellen Gestaltung von Arbeitsweisen und Workflows können wir das System an uns anpassen - und müssen uns nicht an Podio anpassen.


Ein Workshop von Christian von der Rabryka Görlitz, der mit seinem Team schon seit Jahren erfolgreich mit Podio arbeitet, war unser Einstieg in die Podio Welt. Nachdem Christian erörtert hat, was uns bei unserer Arbeit wichtig ist und welche Tools wir brauchen, haben wir zusammen einen Workspace gedacht und erstellt. Mit dem Wissen, wie und was geht, haben Monia und ich und am nächsten Tag zusammengesetzt, um ein Abbild unserer Arbeitsweise auf Podio zu übertragen und dabei alle kleinen Details in unserem Netzwerk zu berücksichtigen.


Anfangs hatten wir einen Knoten im Kopf. Wir arbeiten nicht mit Meilensteinen in klar getrennten Bereichen. Wir arbeiten mit Rollen. Rollen sind Teilverantwortungen, die wir freiwillig und verantwortungsvoll übernehmen - und diese verändern sich stetig. Das ist Basis für unsere Vernetzung und unsere Flexibilität und wir hatten bisher noch kein Tool gefunden, dass unsere etwas andere Arbeitsweise abbilden konnte. Wir haben also erst einmal unser "Rollenboard" übertragen und wussten dann nicht richtig weiter. Bis wir eine weitere App in Podio entwickelt haben, in der wir unsere Produkte aufgelistet haben: unseren Blog, unsere Websites, unseren Online-Kurs usw. . Dann kam die Offenbarung: Podio ermöglicht die Verlinkung zwischen den Apps und in der Verbindung Rollen und Produkte konnten wir plötzlich auf beiden Ebenen einen Einstieg finden und auf einen Blick erkennen, wer mit mir an welchem Produkt arbeitet und was die gerade tun. Podio hatte uns in eine Matrix geführt, die mit uns flexibel wuchs, ohne dass wir viel dafür tun mussten. Von hier konnten wir nun Aufgaben erstellen und den Arbeitsalltag gestalten, ohne den Überblick über das Große zu verlieren.


Für jede gewünschte Funktion kann man eine App erstellen. Das heißt: wenn wir z.B. eine Übersicht brauchen, bei der wir alle Aufgaben sehen wollen, erstellt man eine App > diese soll für uns einen Titel, eine Beschreibung, eine abhakbare Aufgabe und ein Datum enthalten > und speichert diese Maske. Dann kann man in der App Aufgaben erstellen, die sich alle nach diesem Schema richten.


Workflows können ebenso automatisiert erstellt werden. Wenn ich zum Beispiel eine Aufgabe abgeschlossen haben, kann ich eine automatisierte Email an bestimmte Kunden oder Teammitglieder senden lassen.


Der Newsfeed, der Chat, der folge-ich-Button und Herzchen, um ´gefällt mir´ zu sagen, sind ähnlich wie bei Facebook strukturiert. Man kann selbst entscheiden, worüber man wann benachrichtigt werden möchte. Auch die Kommunikation kann in unserem Fall auf Team-, Produkt- oder Rollenebene passieren.





Fazit: Ich bin jetzt schon ein Fan von Podio, brauche allerding noch etwas, um mich in die Oberfläche reinzudenken und nicht so viel zu suchen, denn unser digitales Büro ist schon sehr komplex. Mit der Zeit werden wir sicherer werden und neue Funktionen erschließen oder wieder ablegen. Podio ist das perfekte Tool für alle, die eine klare und strukturierte Arbeitsweise, über die sie selbst die Kontrolle haben wollen, bevorzugen oder ausprobieren wollen.


Wenn ihr mehr über Podio wissen wollt, meldet euch bei uns!


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Bild oben: https://www.gruenderkueche.de/gruendertalk/gruenderstories/startup-podio-teamwork-tool-neu-gedacht-die-gruenderstory/